Teoria Ograniczeń – koncepcja zdroworozsądkowego zarządzania

Przeglądając fora internetowe czy też rozmawiając z menedżerami czasami spotykam się z opinią, że Teoria Ograniczeń to nic nowego. Jeden z internautów pisze, że nieświadomie praktykuje ją codziennie, bo „ta cała Teoria Ograniczeń to przecież nic innego jak używanie specyficznego, specjalistycznego żargonu do czegoś, co jest tylko stosowaniem zdrowego rozsądku”.

Zawsze kiedy spotykam się z podobnymi opiniami i mam możliwość podyskutowania, staram się dowiedzieć na czym polega codzienne stosowanie przez rozmówcę Teorii Ograniczeń. Najczęściej uzyskuję odpowiedź w stylu: „to proste, zawsze, gdy napotykam ograniczenie  to usuwam je w celu poprawy sytuacji”. Słownik definiuje słowo ograniczenie jako: utrudnienie, barierę, przeciwność lub przeszkodę. Ludzie używają słowa ograniczenie zgodnie z tym jak jest zdefiniowane w słowniku i w takim sensie mają rację. Bo przecież każdy kto stara się realizować swoje cele napotyka na przeszkody blokujące mu drogę. Rozpoznaje to, co nie pozwala mu iść naprzód i usuwa zidentyfikowane przeciwności. Pozostaje pytanie czy rzeczywiście tym jest Teoria Ograniczeń?

Aby dokładnie zrozumieć temat musimy jasno zdefiniować wyrażenia ograniczenie, utrudnienie i przeszkoda, i zrozumieć podstawowe różnice w ich definicjach z punktu widzenia Teorii Ograniczeń. Zgodnie z nią utrudnienie czy przeciwność, które może być usunięte natychmiast po tym jak zostanie zidentyfikowane jest po prostu przeszkodą. Ale utrudnienie, które nie może być usunięte nawet w znacząco długim czasie, jest ograniczeniem. Wszystkie przeszkody mogą i powinny być usuwane natychmiast, ale ograniczenie nie może być usunięte w krótkim okresie. Zawsze będzie istniało ograniczenie, którego nie da się łatwo usunąć – może to być albo ograniczenie zasobów, albo na przykład popyt ze strony rynku. Zrozumienie Teorii Ograniczeń niesie za sobą bardzo znaczące wnioski:

– bez ograniczeń firma generowałaby nieskończone zyski,

– każda firma (system) posiada ograniczenie,

– najskuteczniejszym sposobem na usprawnienie firmy jest zidentyfikowanie i pełne wykorzystanie jej największego ograniczenia.

Można by powiedzieć, że jeśli występuje ograniczenie, czyli coś czego nie da się natychmiast pokonać, to jest oczywistym, że menadżerowie powinni je w pełni wykorzystywać. To jest właśnie zdrowy rozsądek!

Pozostaje problem, że coś co wydaje się zdrowym rozsądkiem z punktu widzenia lokalnego uczestnika czy też obserwatora wcale nie musi być rozsądne z punktu widzenia całej systemu… Prześledźmy to na przykładzie. Jak zachowują się konsumenci, gdy dostrzegają niedobór jakiegoś towaru na rynku? Jeżeli czegoś zaczyna brakować na rynku to ludzie, mając do tego czegoś dostęp, zaczynają to coś gromadzić. Przez takie zachowanie niedobór na rynku jeszcze bardziej się pogłębia, co z kolei może prowadzić do jeszcze powszechniejszego gromadzenia, a przez to do jeszcze większych niedoborów. Załóżmy, że aby przywrócić normalną dostępność towaru potrzebne jest dużo czasu. Co powinno być pierwszym krokiem w kierunku poprawy sytuacji? Pierwszym krokiem dla poprawy sytuacji powinno być określenie zasad reglamentacji towaru. Należy ograniczyć możliwość jego gromadzenia tak, aby prawie każdy mógł pozyskać ilość, która mu wystarczy w krótkim okresie (i nie więcej). Czyli usprawniamy sytuację poprzez minimalizację trwonienia niedostępnego towaru. Największym marnotrawstwem jest, gdy jedni gromadzą zapasy na później, a w tym samym czasie innym brakuje ich na bieżące potrzeby. Znaczy to, że aby znacząco poprawić sytuację wszyscy muszą się zgodzić, że wspólnym celem jest zapewnienie dostępności towaru dla każdego klienta.

Podsumujmy kroki Teorii Ograniczeń na drodze do usprawnienia systemu (firmy):

  • na początku musimy ustalić jego cel,
  • kiedy mamy ustalony cel to powinniśmy zidentyfikować ograniczenie, czyli czynnik, który blokuje jego osiągniecie. Jest prawie pewnym, że jeśli nie mamy rozpoznanego ograniczenia to marnowane są jego możliwości.
  • Musimy zatem zdecydować co robić, aby maksymalnie wykorzystać jego dostępny potencjał.
  • Następnie każdy, kto jest częścią systemu, powinien podporządkować wszystkie swoje decyzje i działania temu, żeby wesprzeć jego maksymalne wykorzystanie. Dopóki nie ma zgody, że wszyscy się podporządkują, tak długo nie ma możliwości pełnego wykorzystania potencjału ograniczenia!

Mając tą wiedzę, możemy sprawdzić czy obecnie stosujemy powyższe kroki, aby w pełni wykorzystać ograniczenie. Jeśli np. ograniczeniem jest wydajność produkcji, sprawdźmy czy czasami nie produkujemy asortymentu, którego natychmiast nie potrzebujemy (np. produkując długie partie „na przyszłe potrzeby”), a ignorujecie produkcję tego, co potrzebne jest natychmiast (np. pilne zamówienia czekają w kolejce). Jeśli odpowiecie „Tak”, to znaczy, że marnujecie wydajność produkcji. Trwonicie ją na przyszłe potencjalne potrzeby ignorując te rzeczywiste bieżące.

Jeśli ograniczeniem jest popyt klientów, sprawdźmy czy gwarantujemy pełną satysfakcję dostarczając im  to czego potrzebują w odpowiedniej jakości, czasie i miejscu. Czy docieracie do wszystkich potencjalnych klientów, którzy są gotowi kupić Wasze produkty? Jeśli nie, to nie wykorzystujecie potencjału ograniczenia.

Najmniej intuicyjnym i najrzadziej stosowanym krokiem przy usprawnianiu firmy, a niesamowicie skutecznym, jest krok podporządkowania. Menadżerowie identyfikując ograniczenie np. za małą wydajność zasobu (konkretnej maszyny, grupy specjalistów), zwykle nie nastawiają całej organizacji na działania, które pomogą w lepszym wykorzystaniu tego ograniczenia. Najczęściej szukają rozwiązania w rozszerzeniu wydajności poprzez dodatkowe inwestycje (zakup maszyny, dotrudnienie). Co ciekawe zastosowanie kroku podporządkowania najczęściej prowadzi do takiego wzrostu wydajności, że nie ma konieczności kosztownego inwestowania.

Stosowanie Teorii Ograniczeń, nazywanej często zdroworozsądkowym podejściem do zarządzania, nie ogranicza się do standardowego stosowania zdrowego rozsądku. Zdrowy rozsądek stosowany jest, ale nie w rozumieniu lokalnego obserwatora czy uczestnika procesów. Stosowany jest przez pryzmat całego systemu czyli całej firmy. To co jest dobre dla lokalnego uczestnika procesów nie zawsze jest dobre dla całego systemu. Dlatego stosując Teorię Ograniczeń zawsze oceniamy wpływ podejmowanych działań na wyniki całej organizacji. Sprawdzamy jak konkretna decyzja wpłynie na zmianę w trzech obszarach: generowanej łącznej masy marży, zapasów i kosztów operacyjnych. To jak dobrze stosujemy Teorię Ograniczeń jest uzależnione od tego jak decyzje i działania w całej organizacji są podporządkowane wykorzystaniu jej ograniczenia.

 

Pobierz oryginalny artykuł.

 

 

  • #podejście systemowe
  • #teoria ograniczeń
  • #TOC
  • #usprawnianie
  • #wąskie gardło